FAQ : MODUL ATTENDANCE

 

1.   Saya sudah mentransfer data absensi Pegawai dari mesin, namun jam masuk dan jam kerja Pegawai menunjukkan angka 0, apa ada yang salah?

 

      Fingerprint/Barcode perlu diisi jika ingin menampilkan hasil transfer dari mesin absensi, juga data diambil dari mesin absensi harian perlu ditick.

      Pastikan juga, file Database Absensi dari Mesin Absensi sudah di-update.

 

2.   Di tempat saya ada penyesuaian jadwal absensi untuk seluruh staff, bagaimana cara mengesetnya?

 

      Ubah/tambahkan skema waktu kerja yang baru sesuai dengan jadwal absensi yang akan digunakan. Kemudian masuk ke modul waktu kerja, klik tombol mengisi waktu kerja secara otomatis kemudian pilih dari tanggal berapa jadwal hendak digunakan isikan dengan skema waktu kerja yang sebelumnya telah dibuat/dirubah. Tanggal awal absensi harus jatuh pada hari senin.

 

3.   Saya ingin langsung menginput jumlah hari kerja Pegawai, tanpa harus melalui proses yang panjang, apakah hal tersebut dapat dilakukan

 

      Hal tersebut dapat dilakukan dengan masuk ke menu absensi > ringkasan absensi bulanan, dan tinggal diisi jumlah hari kerja Pegawai, tanggal masuk, ijin, sakit, dll. Kemudian lakukan Proses Data Gaji bulanan agar program dapat menghitung komponen gaji harian berdasarkan jumlah hari kerja Pegawai tersebut.

 

4.   Di perusahaan kami ada beberapa Pegawai yang jadwalnya selalu berubah-ubah, dimana saya harus melakukan pengaturan?

 

      Ada 2 cara yang dapat dilakukan, yaitu dengan cara manual mengubahnya satu persatu pada absensi harian pegawai, atau melalui proses impor dari excel. Proses impor dari excel hanya berhasil jika format file excel sudah sesuai pengisiannya dengan template excel dari omega. Caranya adalah pertama user perlu melakukan menyiapkan data absensi, kemudian pada menu yang sama klik tombol setup skedul absensi lalu klik browse filenya setelah selesai klik ok, maka waktu kerja pegawai akan otomatis mengikuti yang ada di excel.

 

5.   Saya sudah berhasil melakukan proses transfer dari mesin, tapi lemburan pegawai dapatnya besar sekali, apa program salah hitung?

 

      Pastikan pada waktu kerja Pegawai ybs, kolom LP Mulai sudah terisi dengan benar, karena program akan menghitung dari jam LP Mulai. Dan cek juga di kolom formula gaji (gaji > tabel gaji > Formula) apakah perhitungannya berdasarkan gaji pokok atau ada tambahan tunjangan lain. Jika kedua hal tersebut sudah dilakukan dan ternyata lemburan yang diterima masih besar harap diperiksa apakah karyawan tersebut lembur pada hari libur, karena perhitungan lembur libur dengan lembur normal berbeda.

 

6.    Mengapa gaji lembur karyawan tidak masuk ke dalam perhitungan gaji, padahal

ia melakukan lembur.

 

Hal itu terjadi karena pada Modul Absensi > Absensi Harian lembur tidak di centang / di click, sehingga lemburnya tidak diakui. Solusinya dengan mencentang pada bagian lembur bila karyawan melakukan lembur.

Setelah itu jangan lupa melakukan Proses Absensi Bulanan.

 

 

7.    Bagaimana cara mengatur tanggal cut off perusahaan?

 

Cara mengaturnya dengan masuk ke Modul Absensi > Tabel Absensi > Periode Absensi, kemudian atur Bulannya, lalu tanggalnya, misal 201301 untuk bulan Januari dari tanggal 01-Jan-2013 s/d Tanggal 31-Jan-2013 maka cut off-nya tanggal 31 Jan 2013

 

 

8.    Pada saat ingin melakukan Menyiapkan Modul Absensi, muncul kesalahan seperti ini, apa yang harus dilakukan?

 

 

Hal ini terjadi karena Waktu kerja untuk karyawan itu belum ditentukan, untuk menentukannya dapat dilakukan dengan 2 cara.

Cara pertama: Masuk ke Modul Pegawai > Data Pegawai, double click pegawai yang ingin ditentukan waktu kerjanya, kemudian pilih Setup Absensi, pada kolom Waktu Kerja dipilih karyawan itu mengikuti waktu kerja yang ditentukan.

 

 

Cara kedua: Masuk ke Modul Absensi > Setup Absensi Pegawai, lalu pilih karyawan yang belum ditentukan waktu kerjanya, kemudian pada kolom Waktu Kerja Kerja dipilih karyawan itu mengikuti waktu kerja yang mana.

 

Setelah Waktu Kerja ditentukan, lakukan proses Menyiapkan Modul Absensi kembali.

 

9.   Saya ingin memasukan jam lembur sesuai dengan SPL, bagaimana caranya?

      Untuk mengisi lembur sesuai SPL, dapat dilakukan dengan mengisi jumlah jam lembur, di kolom Lbr.Man, setelah itu proses absensi. Jumlah lembur yang dihitung oleg program adalah jumlah lembur manual. Walaupun jam pulangnya melewati batas lembur.

 

10.  Pada saat melakukan Proses Absensi harian, muncul pesan kesalahan invalid use of nul, mengapa seperti itu?

 

 

Hal itu terjadi karena pada data absensi ada jam yang kosong, kemungkinan besar terdapat pada Skema Waktu Kerja atau Waktu Kerja, bukan nol, tetapi kosong. Isi jam yang kosong tersebut, kemudia proses ulang.

 

 

11.  Bagaimana cara mengatur jumlah maksimal jam lembur?

Hal itu dapat dilakukan pada menu Absensi > Absensi Per Tanggal, kemudian isi di bagian Setup Maksimum Jam Lembur. Kemudian lakukan proses Absensi.

 

 

12.  Saya sudah melakukan import absensi karyawan, dan ingin melakukan import lagi, tetapi data yang terimport tidak berubah, apa yang harus dilakukan?

 

Agar data berubah pada saat melakukan import data karyawan, pastikan baris no 2. Replace Data Sebelumnya Jika Sudah ada di centang, sehingga data tereplace oleh data baru yang diimport.

 

 

 

 

13.  Saya melakukan perhitungan untuk lembur dan hasilnya berbeda, bagaimana perhitungan bobot lembur pada sistem Omega?

 

Nama Formula

LHL-I-Jam

LHK-I-Jam

LHK-II-Jam

LHK-II-Bobot

LHL-I-Jam

LHL-I-Bobot

LHL-II-Jam

LHL-II-Bobot

LHL-III-Jam

LHL-III-Bobot

Flat

1.00

1.00

17.00

2.00

7.00

1.00

1.00

1.00

16.00

1.00

Produksi

2.00

1.00

16.00

2.00

2.00

1.50

22.00

2.00

0.00

0.00

Standart

1.00

1.50

15.00

2.00

7.00

2.00

1.00

3.00

16.00

4.00

 

 

 

 

 

 

 

 

LHK = Lembur hari kerja

LHL = Lembur hari libur

 

Flat,

LHK : 1 jam pertama bobot 1x, 17 jam berikutnya, bobot tiap jam 2x

LHL : 7 jam pertama bobot tiap jam 1x, 1 jam berikutnya bobot 2x, 16 jam berikutnya bobot tiap jam 1x

 

Produksi,

LHK : 2 jam pertama bobot tiap jam 1x, 16 jam berikutnya bobot tiap jam 2x

LHL : 2 jam pertama bobot  tiap jam 1,5x. 22 jam berikutnya bobot tiap jam 2x

 

Standart,

LHK: 1 jam pertama bobot 1,5x. 15 jam berikutnya bobot tiap jam 2x

LHL : 7 jam pertama, setiap jam bobotnya 2x, 1 jam berikutnya bobot 3x, 16 jam berikutnya setiap jam bobot 4x

 

Formula Overtime : Gaji Pokok / 173.

 

Contoh, karyawan lembur pada hari kerja, dengan bobot lembur standart selama 2 jam

Gaji pokok 4 juta Rupiah

 

Maka total bobot = 1x1,5 + 1x2 = 1,5 + 2 = 3.5

 

Upah lembur = (4.000.000 / 173) x 3.5

                      = Rp. 80.925,00

 

Contoh 2: , karyawan lembur pada hari kerja, dengan bobot lembur standart selama 2 jam 40 menit, Gaji pokok 4 juta Rupiah

 

bobot:

1x1,5 = 1,5

1.40 = (1x2) + ((40/60 x 2)

        = 2 + 1,3

        = 3,3

Total bobot = 1,5 + 3,3 = 4,8

 

Upah lembur = (4.000.000 / 173) x 4,8

                      = Rp 110.982,00

 

14.  Bagaimana perhitungan lembur untuk karyawan harian? Apakah sama dengan yang bulanan?

 

Untuk perhitungan lembur karyawan harian terdapat sedikit perbedaan pada perhitungan upah lemburnya, untuk bobot lemburnya sama, hanya untuk perhitungan upah lembur per jam nya berbeda.

 

Dimana perhitungannya dengan cara upah harian dibagi 7, lalu dikali dengan bobot lembur.

Contoh: Karyawan dengan upah harian Rp. 100.000,- melakukan lembur pada hari kerja selama 2 jam, dimana perhitungan bobot lembur dengan formula standart,

Bobot = 1x1,5 + 1x2

         = 1,5 + 2

         = 3,5

 

Upah lembur = (100.000 / 7) * 3,5

                   = Rp. 50.000,-

 

15.  Apabila ada karyawan yang mengambil cuti, bagaimana cara mengubah di dalam payrollnya?

 

Hal itu dapat dilakukan dengan cara masuk ke menu Absensi, kemudian ubah Status karyawan yang bersangkutan dengan cuti. Setelah itu kembali lakukan proses absensi.