FAQ : MODUL PEGAWAI

1. Mengapa tidak dapat menyimpan data atau pindah ke data pegawai lainnya?

Penyebab:

a. Kode Pegawai sudah ada atau digunakan sebelumnya. Ganti dengan Kode Pegawai yang belum pernah diisi.

b. Ada data yang belum diisi. Periksa apakah semua informasi yang namanya digaris bawahi sudah diisi.

2. Apa yang harus dilakukan jika ada Pegawai Berhenti Kerja?

Status Kerja Bulan Berikutnya pegawai yang bersangkutan harus diubah dari “Masuk” menjadi “Keluar”, melalui menu: Pegawai àPegawai Berhenti Kerja àEntri Pegawai Berhenti Kerja.

Entri data PEGAWAI BERHENTI KERJA harus dilakukan pada BULAN TERAKHIR pegawai masih terima Gaji, agar pada bulan berikutnya tidak terproses lagi sehingga tidak tampil dalam laporan, serta agar perhitungan pajak pada bulan TERAKHIR pegawai menerima gaji dihitung secara FINAL sehingga tidak ada koreksi Pajak lagi pada bulan berikutnya.

Contoh : Jika pegawai berhenti kerja tanggal 1 Nopember 2011, maka pada data/informasi Pegawai Berhenti Kerja harus dientri di bulan gaji Oktober 2011

Pastikan Alasan Berhenti Kerja Pegawai diisi dengan benar karena ini akan mempengaruhi perhitungan Pajak. Jika kosong, harus diisi ulang (dengan cara klik lagi Entri Pegawai Berhenti Kerja).

Proses ini dilakukan SETELAH Proses Awal Bulan dan SEBELUM Proses Data Gaji.

3. Bagaimana mengubah Cabang, Divisi, Departemen, Grup, Jabatan, Golongan, Status PTKP, NPWP Perusahaan dan Metode Perhitungan Pajak?

Perubahan informasi "Cabang, Divisi, Departemen, Grup, Jabatan, Golongan, Status PTKP, NPWP Perusahaan dan Metode Perhitungan Pajak" tidak dapat dilakukan melalui layar Data Induk Pegawai jika Proses Awal Bulan pernah dilakukan untuk pegawai tertentu (walaupun baru sekali).

Untuk mengubahnya masuk ke layar Histori Mutasi Pegawai (menu : Pegawai -> Histori Mutasi Pegawai>.

Perubahan yang dilakukan di Histori Mutasi Pegawai akan secara langsung / otomatis pengaruh ke sebagian besar laporan-laporan Payroll.

Informasi di layar Data Induk Pegawai akan otomatis berubah setelah dilakukan Proses Data Gaji.

4. Saya tidak bisa mengubah data departemen dan jabatan Pegawai saya, bagaimana caranya?

Untuk data Pegawai yang bersifat historis maka perubahan hanya bisa dilakukan di modul histori mutasi pegawai (pegawai > histori mutasi pegawai). Perubahan data juga bisa dilakukan di menu detail gaji per pegawai (gaji > detail gaji per pegawai)

5. Saat melakukan import data pegawai, muncul pesan kesalahan seperti ini

Apabila memilih Yes maka data dari pegawai yang kode Cabangnya salah tidak akan masuk ke dalam data induk.

Hal ini terjadi karena data Excel pada kolom BranchCd tidak ada pada tabel Payroll. Solusinya dengan memperbaiki data di excel pada kolom BranchCd dan pastikan kode tersebut ada di tabel Cabang, setalah itu lakukan import data kembali cara masuk ke Modul Pegawai > Data Pegawai > Impor Data Pegawai.

6. Saat melakukan import data pegawai, ada data karyawan yang tidak masuk padahal sudah muncul pesan Impor File Selesai dan Berhasil Dengan Baik

Pastikan EmployeeCd pada file excel sudah terisi, karena apabila kosong, data yang bersangkutan tidak akan terimpor. Setelah melakukan perbaikan pada file excel, kembali lakukan Impor data pegawai dengan cara masuk ke Modul Pegawai > Data Pegawai > Impor Data Pegawai.

7. Saya mengentri karyawan baru dengan status karyawan tidak tetap, setelah proses awal bulan, tidak ada data di absensi ataupun di data gajinya? Mengapa demikian?

Untuk karyawan tidak tetap, harus dimasukan terlebih dahulu lewat modul Pegawai > Setup Pegawai Tidak Tetap, Pilih Pegawai Tidak Tetap kemudian tandai karyawan yang dimaksud. Setelah itu tekan Tambah. Kemudian kembali lakukan Proses Awal Bulan.

Untuk bulan selanjutnya harus dimasukan kembali, tetapi bisa dengan cara Copy Data dari Bulan Sebelumnya.

8. Ada karyawan yang berubah status PTKP nya, semula anak 1 menjadi anak 2, bagaimana cara merubahnya?

Untuk merubahnya, masuk ke menu Pegawai > Mutasi Pegawai, kemudian masukan nama karyawan dan bulan berapa terjadi perubahan status PTKP tersebut.

9. Seorang karyawan sudah berhenti kerja pada bulan Maret, lalu kembali kerja di bulan Juni, Apakah data karyawan yang sudah ada di daftar Pegawai berhenti kerja dibatalkan terlebih dahulu?

Untuk kasus seperti ini, anggap karyawan tersebut sebagai karyawab baru, jadi diinput dengan kode pegawai baru, karena apabila batal berhenti kerja / melanjutkan data yang sudah ada, maka perhitungan pajaknya akan tidak sesuai, karena ada periode dimana ia tidak mendapat gaji (selama ia tidak bekerja dari bulan April dan Mei)

10. Saya sudah mengentri data karyawan, da nada kesalahan memasukan no NPWP Perusahaan, saya ingin merubahnya tetapi tidak bisa dilakukan, bagaimana cara untuk mengubahnya?

Apabila data karyawan sudah tersimpan, maka no NPWP tidak bisa diubah di data induk karyawan, untuk merubahnya harus lewat lmenu Mutasi Pegawai. Masuk ke menu Pegawai > Mutasi Pegawai, kemudian pilih karyawan yang ingin diubah no NPWP nya.