FAQ : MODUL SALARY

1. Saya sudah melakukan Proses Awal Bulan, tetapi ada Pegawai yang namanya tidak muncul di layar Data Gaji Bulanan / Histori Mutasi Pegawai, bagaimana penyelesaiannya?

Pastikan Pegawai yang bersangkutan belum berhenti kerja, pada saat proses awal bulan dilakukan. Pegawai yang status kerjanya tidak tetap juga tidak akan muncul bila tidak dientry melalui modul pegawai tidak tetap. Untuk pegawai baru, pastikan tanggal masuknya kurang dari tanggal awal periode absensi pada bulan tersebut.

2. Saya salah mengentri data gaji Pegawai, bulan sebelumnya, tetapi saya sudah memproses data gaji bulan berjalan, bagaimana solusinya?

Lakukan koreksi data gaji pada bulan sebelumnya, lalu lakukan lagi Proses Data Gaji untuk Pegawai yang bersangkutan, dari bulan sebelumnya sampai bulan sekarang. Alternatif lain, bisa dengan mengkoreksi data gaji pada bulan berjalan kemudian lakukan lagi proses data gaji.

3. Bagaimana menginput THR/Bonus Pegawai?

Di detail gaji per pegawai, pada layar tunjangan dan potongan, bisa diinput angka THR/Bonusnya. Atau dengan cara lain melalui sub program THR/Bonus yang ada pada program Gaji, dimana besarnya THR bergantung pada point masa kerja Pegawai.

4. Bagaimana caranya agar besar Gaji yang diterima pada akhir bulan, sudah dikurangi dengan THR (Gross/Net) Pegawai yang telah dibayar sebelum hari bulan gaji?

Jika pajak THR ditanggung oleh Pegawai, jenis komponen gaji THR disetup sebagai komponen gaji “belum dibayar” (melalui layar Jenis Komponen Gaji). Data yang perlu diinput kedalam sistem yaitu, Komponen Gaji THR yang besarnya sama dengan besar nominal THR sebenarnya, serta Komponen Gaji diterima dimuka (Advance Salary) yang besarnya sama dengan THR yang dibayarkan kepada pegawai. Advance Salary merupakan komponen potongan gaji, yang tidak mengurangi besar PKP.

Jika pajak THR ditanggung oleh perusahaan, jenis komponen gaji THR disetup sebagai komponen gaji “sudah dibayar”, dan User cukup menginput Komponen Gaji THR nya saja kedalam sistem.

5. Saya ingin membayar bonus Pegawai setelah hari bulan gaji, bagaimana prosedurnya?

Jika pajak Bonus ditanggung oleh perusahaan, input komponen gaji Bonus dengan besar nominal Bonus yang sebenarnya pada layar detail tunjangan dan potongan di modul detail gaji per pegawai. Kemudian ulang lagi Proses Data Gaji Bulanan, agar pajak penghasilan Pegawai ybs menjadi benar.

Jika pajak Bonus ditanggung oleh Pegawai, jenis komponen gaji Bonus disetup sebagai komponen gaji “belum dibayar” (melalui layar Jenis Komponen Gaji). Kemudian lakukan Proses Data Gaji Bulanan, untuk mendapatkan besar Gaji Diterima setelah adanya Bonus tersebut. Besar Bonus neto yang harus dibayar ke pegawai, adalah besar Gaji Diterima setelah Bonus diinput dikurangi dengan besar Gaji yang sudah diterima pegawai sebelumnya.

6. Saya belum memasukan komponen gaji non rutin, tetapi pajaknya sudah ada, apakah program melakukan kesalahan perhitungan?

Program tidak melakukan kesalahan perhitungan, karena program melihat metode perhitungan pajak penghasilan non rutin terlebih dahulu. Bila metode yang digunakan adalah akumulasi, maka program akan mengkalkulasi jumlah penghasilan non rutin yang masuk hingga bulan berjalan, untuk dimasukan sebagai faktor perhitungan pajak penghasilan. Jika metode yang dipilih adalah tidak akumulasi, maka program akan melihat data gaji bulan berjalan saja.

7. Saya memasukan tambahan gaji bonus untuk 1 Pegawai, mengapa terjadi lonjakan pajak yang sangat tinggi, apakah program salah hitung?

Kemungkinan besar, tambahan gaji bonus yang dimaksud, dimasukan sebagai komponen gaji rutin, jadi ketika dihitung oleh program, angkanya disetahunkan sehingga terjadi lonjakan pajak. Kemungkinan lain, untuk bonus tersebut terkena tarif pajak progresif yang lebih tinggi dari biasanya.

8. Apa bedanya potongan dan tunjangan khusus yang ada di setup gaji per pegawai dengan yang di detail gaji per pegawai?

Jika komponen gaji dimasukan di potongan dan tunjangan khusus di menu setup gaji per pegawai, maka setiap bulannya program akan menambahkan secara otomatis komponen gaji tersebut di detail gaji per pegawai, Jika diinput melalui detail gaji per pegawai, maka komponen gaji tersebut hanya muncul di bulan penginputan saja.

9. Saya baru input pegawai baru, namun namanya di data gaji tidak muncul juga meskipun saya sudah melakukan proses awal bulan. Bagaimana solusinya?

Pada menu data gaji, klik tombol setup filter kemudian pastikan semua Pegawai terpilih pada kotak Dari Kode Pegawai dan S/d Kode Pegawai kemudian klik tombol Simpan dan Tutup.

10. Pada menu data gaji saya menemukan komponen gaji yang tidak saya input di setup gaji ataupun manual, saya juga tidak melakukan impor pada komponen tersebut mengapa bisa muncul?

Pada menu setup gaji terdapat grup tunjangan, cek apakah Pegawai ikut grup tunjangan tertentu. Grup tunjangan akan memunculkan komponen gajinya di tabel detail tunjangan dan potongan pada menu data gaji.

11. Di detail gaji per pegawai data yang muncul sudah benar, namun pada saat akan dilakukan pencetakan laporan hasil report generator, angkanya tidak muncul?

Di setup laporan, pastikan formula komponen gaji yang digunakan sudah sama dengan formula komponen gaji yang hendak ditampilkan.

12. Saya sudah melakukan proses impor untuk komponen gaji tidak tetap melalui file excel yang telah omega berikan, tapi kenapa pada layar data gaji per pegawai muncul angkanya beberapa kali pada layar detail tunjangan dan potongan.

Hal ini dapat terjadi apabila komponen gaji yang telah diimpor, juga diinput pada setup gaji sehingga akan terjadi komponen gaji ganda. Untuk mengecek apakah komponen tersebut terdapat di setup gaji, lihat tabel detail tunjangan dan potongan pada menu data gaji kemudian pada kolom aut jika terdapat huruf ‘A’ maka komponen tersebut berasal dari setup gaji, jika ‘E’ maka komponen tersebut berasal dari hasill impor excel, jika blank atau kosong maka user telah menginput manual angkanya.

13. Saya sudah mencoba membuat setup laporan saya sendiri, namun yang muncul hanya serangkaian garis. Apakah saya salah mensetup laporannya?

Pastikan tinggi fontnya minimal 200.

14. Pada saat melakukan Impor Monthly Variable Income muncul pesan kesalahan seperti ini, apa yang harus dilakukan?

Hal ini terjadi karena ada kesalahan pada file excelnya, field F10 mengacu pada kolom ke 10 pada file excel yaitu kolom J. Kalau kolom ini kosong, lakukan delete pada kolom J. Setelah itu lakukan Import kembali dengan masuk ke Modul Gaji > Impor , dan browse file excel yang sudah diperbaiki tadi.

15. Pada saat melakukan Impor Komponen Gaji Tetap muncul pesan kesalahan seperti ini, apa yang harus dilakukan?

Muncul kesalahan seperti ini dikarenakan adanya kesalahan penulisan nama header di excel, periksa kembali nama header di excelnya, seharusnya MonthlyBasicSalary tanpa spasi, tetapi pada kasus ini teradapat spasi, sehingga terjadi kesalahan. Untuk memperbaikinya dengan cara menghapus spasinya, kemudia lakukan import lagi dengan masuk ke Modul Pegawai > Data Pegawai > Impor Komponen Gaji Tetap.

Hal ini juga berlalu untuk field field lainnya, apabila pesan kesalahannya Field “_________” doesn’t exist in destination table PRSetupSalaryFromExcel, periksa kembali header excelnya.

16. Pada saat melakukan Import Komponen Gaji Tetap muncul kesalahan seperti ini, bagaimana solusinya?

Apabila hal ini terjadi coba lakukan update program, setelah itu kembali lakukan proses import data.

17. Pada saat melakukan Impor Komponen Gaji Tidak Tetap muncul pesan kesalahan ‘Tidak ada data untuk di transfer’. Bagaimana solusinya?

Hal ini terjadi karena pada Bulan data yang diimport tidak sesuai dengan setting Bulan Import. Contohnya kita ingin mengimport data Monthly Variable Income untuk bulan 4 (April), tetapi data di excel pada kolom bulan terisi 201303 yang mengacu pada bulan Maret, sehingga tidak ada data untuk bulan 4. Solusinya, dengan mengubah angka pada kolom Bulan pada file excel menjadi bulan yang ingin diimport. Setelah itu kembali lakukan import dengan masuk ke Modul Gaji > Impor, dan pastikan pada baris Bulan diisi dengan bulan yang sama dengan bulan pada file excel.

Penyebab lain bisa dikarenakan hak akses Pengguna yang terbatas, misalnya pengguna hanya bisa mengakses data karyawan A, B, dan C, ketika ingin mengimpor data karyawan D maka akan muncul pesan kesalahan seperti diataws karena ia tidak memiliki hak akses untuk karyawan D. Maka perlu dilakukan pengaturan karyawan yang bisa diakses oleh Superuser dengan masuk ke Sistem > Pengguna, dan edit di nama login yang bersangkutan.

18. Pada saat melakukan Impor Komponen Gaji tidak tetap muncul pesan kesalahan seperti ini, tetapi data karyawan lain tetap terimpor.

Sebelum melakukan proses ini pastikan sudah melakukan Proses Awal Bulan, karena apabila belum dilakukan data tidak bisa masuk.

Hal ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan sudah berhenti bekerja tetapi diimpor datanya, sehingga tidak dapat masuk datanya. Contohnya ‘Ida Ayu Pusparini’ sudah berhenti bekerja tanggal 5 Mei 2013, maka otomatis tidak ada data gaji pada bulan Juni. Solusinya apabila karyawan tersebut masih menerima gaji di bulan Juni adalah dengan memundurkan tanggal berhenti kerja menjadi tanggal di bulan Juni, lalu kembali lakukan proses impor dari Modul Gaji > Impor, dan pilih tanggal bulan Juni. Tetapi apabila karyawan sudah tidak menerima gaji pada bulan Juni, hapus data dari file excel yang akan diimpor kemudian lakukan impor lagi.

Penyebab lainnya bisa dikarenakan tanggal masuk karyawan yang salah, pastikan tanggal masuk karyawan sudah benar, dan import data kembali.

19. Saat melakukan Impor Komponen Gaji Tidak Tetap muncul pesan kesalahan seperti ini, bagaimana solusinya?

Pesan kesalahan Field ‘F17’ yang mengacu pada kolom ke 17 (kolom Q) pada file excel yang diimport. Kalau kolom ini kosong, lakukan delete pada kolom Q. Setelah itu lakukan Import kembali dengan masuk ke Modul Gaji > Impor , dan browse file excel yang sudah diperbaiki.

20. Pada saat melakukan Proses Data Gaji muncul pesan kesalahan seperti ini, bagaimana solusinya?

Kesalahan ini jarang terjadi dan diakibatkan oleh masalah data (bug program). Untuk mengatasinya dapat menghubungi pihak Omega. Selain itu salah satu penyebab kesalahan ini terjadi karena kesalahan Regional Setting, masuk ke control panel, Region and language, dan pilih English (United States). Setelah itu kembali lakukan Proses Data Gaji.

21. Ekspor data perincian gaji bulanan

Hal ini terjadi karena lokasi file yang dijadikan tempat eksport salah. Pastikan file yang dituju sudah benar dan kembali lakukan eksport.

22. Pada saat melakukan Proses Data Gaji muncul pesan kesalahan seperti ini bagaimana solusinya?

Hal ini terjadi karena status kerja karyawan di bulan berikutnya masuk, padahal karyawan sudah berhenti kerja, solusinya dengan cara memasukan karyawan tersebut pada menu Pegawai Berhenti Kerja. Dengan masuk Modul Pegawai > ‘Pegawai Berhenti Kerja’, pilih Entry Pegawai Berhenti Kerja, isi data karyawan itu, Kode Pegawai, Nama Pegawai, Bulan Gaji Terakhir, dan Alasan keluar,setelah data data terisi kemudian click proses. Kembali ke Modul Gaji dan lakukan Proses Data Gaji kembali.

23. Pada saat melakukan Proses Data Gaji muncul pesan kesalahan seperti ini, bagaimana solusinya?

Hal ini terjadi karena belum melakukan Setup gaji untuk pegawai yang bersangkutan. Solusinya, masuk ke modul Pegawai > Data Pegawai, kemudian double click pegawai yang belum di Set up gajinya, setelah itu pilih Setup Gaji, setup gaji untuk bulan Yng ingin diproses, contohnya untuk bukan Maret, pada kolom bulan diisi 201303 dan nominal untuk Gajinya, bisa Gaji Pokok Bulanan atau Gaji Pokok Harian. Setelah selesai, kembali ke Modul Gaji > Proses Data Gaji dan lakukan Proses Data Gaji untuk bulan yang ingin diproses.

24. Pada saat Lihat / koreksi Gaji, saya ingin menghapus salah satu tunjangan dan potongan, sudah dihapus, dan di proses, tetapi tetap muncul lagi, bagaimana cara menghapusnya?

Untuk menghapusnya, masuk ke Setup Gaji pegawai yang ingin dihapus komponen gajinya, lalu hapus pada komponen gaji atau potongan yang ingin dihapus, setelah itu lakukan Proses Data Gaji lagi. Contohnya ingin untuk menghapus Uang Makan Lembur hapus di layar ini, kalau dilakukan pada menu Lihat / Koreksi data Gaji maka setelah di proses komponen Uang Makan Lembur akan muncul kembali.

Layar Setup Gaji

Layar Lihat/Koreksi Data Gaji

Pada kolom No Referensi terdapat beberapa kode keterangan diantaranya:

** Auto Excell ** berarti komponen gaji berasal dari import data dari file excel.

** Auto ** berarti komponen gaji yang bersifat tetap setiap bulannya, untuk mengaturnya masuk ke menu Setup Gaji dan pilih bulannya. Apabila dihapus di bagian Lihat / Koreksi Data Pegawai dan di proses kembali, komponen gaji tetap akan muncul, untuk menghilangkannyua harus masuk ke Setup Gaji dan hapus data nya.

** Auto ** Medical berarti komponen gaji berasal dari modul Kesehatan

Kalau kosong berarti data diinput secara manual.

** Auto THR ** berarti komponen THR/Bonus berasal dari Modul THR/Bonus.

25. Bagaimana cara Transfer Gaji via Bank?

Untuk melakukan transfer Gaji via Bank dapat dilakukan dengan cara masuk ke menu Gaji > Transfer Gaji via Bank. Kemudian isi form dimulai dari No Transfer hingga U.P. Setelah selesai tekan Proses, dan aka muncul Detail Data Gaji Yang Akan Ditransfer. Bisa juga dilakukan koreksi pada kolom Tunjangan, Penambah atau pengurangan, yang mana Total Ditransfer akan berubah secara otomatis mengikuti koreksi yang dilakukan.

Setelah selesai tekan Cetak Laporan / Buat File Transfer Gaji, akan muncul Layar Laporan Transfer Gaji dimana kita bisa memilih jenis laporan yang diinginkan, ada yang standart dan yang mengikuti format dari bank seperti BCA, BII, dll.

Misalkan kita memilih Jenis Laporan BCA maka akan muncul tampilan seperti berikut, dan kita memilih lokasi file .txt yang akan dibuat. Setelah itu tekan cetak laporan / Buat File Transfer Gaji

26. Bagaimana cara menghitung THR?

Perhitungan THR tergantung Pada Masa Kerja Pegawai dan Metode Perhitungan yang digunakan, terdapat dua meotde yaitu Berdasarkan Hari atau Berdasarkan Bulan.

Karyawan yang mendapat THR adalah karyawan yang Masa Kerjanya lebih besar sama dengan 90 hari, dimana perhitungan Masa Kerja = Tanggal Perhitungan THR – Tanggal Masuk Pegawai

Berdasarkan Hari:

-Poin = Masa Kerja / 365, dibulatkan sampai dengan 4 angka dibelakang koma.

Berdasarkan Bulan:

-Poin = Masa Kerja / 30, dibulatkan kebawah (desimalnya dihilangkan) , lalu dibagi 12

Contoh:

Masa Kerja: 90 hari à (090/30) / 12 = 3.00/12

Masa Kerja: 100 hari à (100/30) / 12 = 3.33/12 = 3/12

Masa Kerja: 185 hari à (190/30) / 12 = 6.33/12 = 6/12

Besaran gaji yang digunakan dalam perhitungan THR bila tidak ditentukan pada tabel formula maka akan mengambil MonthlyBasicSalary yang ada pada Setup Gaji. Besarnya gaji THR bisa disetup berdasarkan komponen gaji : Basic Salary dan Tunjangan Tetap lainnya, melalui Tabel Formula dengan Kata Kunci : THR.

Jika Basic Salary - nya disetup secara harian, maka Besar Gaji THR = Basic Salary Harian dikali TotalWorkingDays

Jika di tabel Sistem nilainya = 0 /tidak ada recordnya, maka mTotalWorking Days disetup = 26

Untuk melakukan pengaturan THR dapat dilakukan dengan masuk ke modul Gaji > Bonus/THR > Setup Poin

Setup Poin, bagian ini adalah tempat pengaturan besarnya Poin THR terhadap Gaji Pokok. Dari (tahun) S/d (tahun) menunjukan lamanya waktu karyawan bekerja. Poin 1 untuk 1x Gaji Pokok, Poin 2 untuk 2x Gaji Pokok, Besarnya poin disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Setelah itu harus melakukan pengaturan diantara lain:

- Tanggal dan bulan gaji THR akan diberikan.

- Dasar Perhitungan, bisa berdasarkan Bulan atau Hari.

- Agama, bisa dipilih Muslim, Non Muslim atau Keduanya, jadi apabila dipilih Muslim, maka THR yang akan di proses hanya untuk yang Muslim saja, kalau Keduanya, maka semua karyawan akan mendapat THR.

Setelah melakukan pengaturan, kemudian tekan button Proses di bagian kiri bawah, akan muncul Daftar THR Pegawai, dimana kita juga bisa melakukan koreksi THR pada kolom Penyesuaian THR, bisa menambah ataupun mengurangi.

Tekan button Transfer ke Data Gaji Bulanan, akan muncul pesan kalau data sudah di transfer.

Lakukan Proses Data Gaji, dan THR sudah masuk ke dalam perhitungan gaji karyawan yang THR nya ditransfer.

27. Ada karyawan yang masuk di tengah bulan, sehingga gajinya dihitung proporsional sesuai jumlah hari kerja, bagaimana caranya agar proporsional?

Untuk seperti itu bisa dilakukan dengan masuk ke menu Gaji > Koreksi Gaji Pegawai Baru. Kemudian double click kode pegawai yang ingin dihitung gajinya, kemudian pilih Dasar perhitungan Gaji, bisa berdasarkan Hari Kerja atau Hari Kalender, setelah itu kita juga bisa mengubah jumlah actual hari kalendernya, tetapi apabila kita memasukan sendiri jumlah harinya, ketika melakukan Proses Hitung Koreksi Gaji / Tunjangan Tetap, kita pilih No pada pertanyaan Hitung Ulahng Jumlah Hari.

Setelah itu lakukan proses data gaji, lalu apabila dilihat pada menu Lihat / Koreksi Data Gaji, maka data gaji / tunjangan tetap terhitung proporsional, dengan No.Referensi Auto New Employee.

28. Ada karyawan yang berhenti kerja dan mendapat pesangon, bagaimana cara memasukan ke dalam sistem?

Apabila karyawan berhenti kerja dan mendapat pesangon, sebaiknya dibuat terpisah dari sistem payroll, tetapi apabil ingin dimasukan, dapat dimasukan ke komponen gaji tidak kena pajak, dan jumlah pesangon yang dimasukan adalah pesangon yang sudah dikurangi pajak.