FAQ : MODUL SALARY 1. Saya sudah melakukan Proses Awal Bulan,
tetapi ada Pegawai yang namanya tidak muncul di layar Data Gaji Bulanan /
Histori Mutasi Pegawai, bagaimana penyelesaiannya? Pastikan
Pegawai yang bersangkutan belum berhenti kerja, pada saat proses awal bulan
dilakukan. Pegawai yang status kerjanya tidak tetap juga tidak akan muncul
bila tidak dientry melalui modul pegawai tidak tetap. Untuk pegawai baru,
pastikan tanggal masuknya kurang dari tanggal awal periode absensi pada bulan
tersebut. 2. Saya salah
mengentri data gaji Pegawai, bulan sebelumnya, tetapi saya sudah memproses
data gaji bulan berjalan, bagaimana solusinya? Lakukan koreksi data gaji pada bulan sebelumnya, lalu
lakukan lagi Proses Data Gaji untuk Pegawai yang bersangkutan, dari bulan
sebelumnya sampai bulan sekarang. Alternatif lain, bisa dengan mengkoreksi
data gaji pada bulan berjalan kemudian lakukan lagi proses data gaji. 3. Bagaimana
menginput THR/Bonus Pegawai? Di detail gaji per pegawai, pada layar tunjangan dan
potongan, bisa diinput angka THR/Bonusnya. Atau dengan cara lain melalui sub
program THR/Bonus yang ada pada program Gaji, dimana besarnya THR bergantung
pada point masa kerja Pegawai. 4. Bagaimana
caranya agar besar Gaji yang diterima pada akhir bulan, sudah dikurangi dengan
THR (Gross/Net) Pegawai yang telah dibayar sebelum hari bulan gaji? Jika pajak THR ditanggung oleh Pegawai, jenis komponen
gaji THR disetup sebagai komponen gaji “belum dibayar” (melalui layar Jenis
Komponen Gaji). Data yang perlu diinput kedalam sistem yaitu, Komponen Gaji
THR yang besarnya sama dengan besar nominal THR sebenarnya, serta Komponen
Gaji diterima dimuka (Advance Salary) yang besarnya sama dengan THR yang
dibayarkan kepada pegawai. Advance Salary merupakan komponen potongan gaji,
yang tidak mengurangi besar PKP. Jika pajak THR ditanggung oleh
perusahaan, jenis komponen gaji THR disetup sebagai komponen gaji “sudah
dibayar”, dan User cukup menginput Komponen Gaji THR nya saja kedalam sistem. 5. Saya ingin
membayar bonus Pegawai setelah hari bulan gaji, bagaimana prosedurnya? Jika pajak Bonus ditanggung oleh perusahaan, input
komponen gaji Bonus dengan besar nominal Bonus yang sebenarnya pada layar
detail tunjangan dan potongan di modul detail gaji per pegawai. Kemudian
ulang lagi Proses Data Gaji Bulanan, agar pajak penghasilan Pegawai ybs
menjadi benar. Jika
pajak Bonus ditanggung oleh Pegawai, jenis komponen gaji Bonus disetup
sebagai komponen gaji “belum dibayar” (melalui layar Jenis Komponen Gaji).
Kemudian lakukan Proses Data Gaji Bulanan, untuk mendapatkan besar Gaji
Diterima setelah adanya Bonus tersebut. Besar Bonus neto yang harus dibayar
ke pegawai, adalah besar Gaji Diterima setelah Bonus diinput dikurangi dengan
besar Gaji yang sudah diterima pegawai sebelumnya. 6. Saya belum
memasukan komponen gaji non rutin, tetapi pajaknya sudah ada, apakah program
melakukan kesalahan perhitungan? Program tidak melakukan kesalahan
perhitungan, karena program melihat metode perhitungan pajak penghasilan non
rutin terlebih dahulu. Bila metode yang digunakan adalah akumulasi, maka program akan mengkalkulasi jumlah penghasilan non
rutin yang masuk hingga bulan berjalan, untuk dimasukan sebagai faktor
perhitungan pajak penghasilan. Jika metode yang dipilih adalah tidak akumulasi, maka program akan melihat data gaji bulan berjalan
saja. 7. Saya
memasukan tambahan gaji bonus untuk 1 Pegawai, mengapa terjadi lonjakan pajak
yang sangat tinggi, apakah program salah hitung? Kemungkinan besar, tambahan gaji bonus
yang dimaksud, dimasukan sebagai komponen gaji rutin, jadi ketika dihitung oleh
program, angkanya disetahunkan sehingga terjadi lonjakan pajak. Kemungkinan lain, untuk bonus tersebut terkena tarif pajak progresif
yang lebih tinggi dari biasanya. 8. Apa bedanya potongan dan tunjangan khusus
yang ada di setup gaji per pegawai dengan yang di detail gaji per pegawai? Jika komponen gaji dimasukan di potongan
dan tunjangan khusus di menu setup gaji per pegawai, maka setiap bulannya
program akan menambahkan secara otomatis komponen gaji tersebut di detail
gaji per pegawai, Jika diinput melalui detail gaji per pegawai, maka komponen
gaji tersebut hanya muncul di bulan penginputan saja. 9. Saya baru
input pegawai baru, namun namanya di data gaji tidak muncul juga meskipun
saya sudah melakukan proses awal bulan. Bagaimana solusinya? Pada menu data gaji, klik tombol setup
filter kemudian pastikan semua Pegawai terpilih pada kotak Dari Kode Pegawai
dan S/d Kode Pegawai kemudian klik tombol Simpan dan Tutup. 10. Pada menu data gaji saya menemukan komponen gaji
yang tidak saya input di setup gaji ataupun manual, saya juga tidak melakukan
impor pada komponen tersebut mengapa bisa muncul? Pada menu setup gaji terdapat grup tunjangan,
cek apakah Pegawai ikut grup tunjangan tertentu. Grup tunjangan akan
memunculkan komponen gajinya di tabel detail tunjangan dan potongan pada menu
data gaji. 11. Di detail gaji per pegawai data yang muncul sudah
benar, namun pada saat akan dilakukan pencetakan laporan hasil report
generator, angkanya tidak muncul? Di setup laporan, pastikan formula
komponen gaji yang digunakan sudah sama dengan formula komponen gaji yang
hendak ditampilkan. 12. Saya sudah melakukan proses impor untuk komponen
gaji tidak tetap melalui file excel yang telah omega berikan, tapi kenapa
pada layar data gaji per pegawai muncul angkanya beberapa kali pada layar
detail tunjangan dan potongan. Hal ini dapat terjadi apabila komponen
gaji yang telah diimpor, juga diinput pada setup gaji sehingga akan terjadi
komponen gaji ganda. Untuk mengecek apakah komponen tersebut terdapat di
setup gaji, lihat tabel detail tunjangan dan potongan pada menu data gaji
kemudian pada kolom aut jika
terdapat huruf ‘A’ maka komponen tersebut berasal dari setup gaji, jika ‘E’
maka komponen tersebut berasal dari hasill impor excel, jika blank atau
kosong maka user telah menginput manual angkanya. 13. Saya sudah mencoba membuat setup laporan saya
sendiri, namun yang muncul hanya serangkaian garis. Apakah saya salah
mensetup laporannya? Pastikan
tinggi fontnya minimal 200. |
14. Pada saat
melakukan Impor Monthly Variable Income muncul pesan kesalahan seperti ini,
apa yang harus dilakukan? Hal ini terjadi karena ada kesalahan pada file
excelnya, field F10 mengacu pada kolom ke 10 pada file excel yaitu kolom J.
Kalau kolom ini kosong, lakukan delete pada kolom J. Setelah itu lakukan
Import kembali dengan masuk ke Modul Gaji > Impor , dan browse file excel
yang sudah diperbaiki tadi. 15. Pada saat
melakukan Impor Komponen Gaji Tetap muncul pesan kesalahan seperti ini, apa
yang harus dilakukan? Muncul kesalahan seperti ini dikarenakan adanya
kesalahan penulisan nama header di excel, periksa kembali nama header di
excelnya, seharusnya MonthlyBasicSalary tanpa spasi, tetapi pada kasus ini
teradapat spasi, sehingga terjadi kesalahan. Untuk memperbaikinya dengan cara
menghapus spasinya, kemudia lakukan import lagi dengan masuk ke Modul Pegawai
> Data Pegawai > Impor Komponen Gaji Tetap. Hal ini juga berlalu untuk field field lainnya,
apabila pesan kesalahannya Field “_________” doesn’t exist in destination
table PRSetupSalaryFromExcel, periksa kembali header excelnya. 16. Pada saat
melakukan Import Komponen Gaji Tetap muncul kesalahan seperti ini, bagaimana
solusinya? Apabila hal ini terjadi coba lakukan update program,
setelah itu kembali lakukan proses import data. 17. Pada saat
melakukan Impor Komponen Gaji Tidak Tetap muncul pesan kesalahan ‘Tidak ada
data untuk di transfer’. Bagaimana solusinya? Hal ini terjadi karena pada Bulan data yang diimport
tidak sesuai dengan setting Bulan Import. Contohnya kita ingin mengimport
data Monthly Variable Income untuk bulan 4 (April), tetapi data di excel pada
kolom bulan terisi 201303 yang mengacu pada bulan Maret, sehingga tidak ada
data untuk bulan 4. Solusinya, dengan mengubah angka pada kolom Bulan pada file
excel menjadi bulan yang ingin diimport. Setelah itu kembali lakukan import
dengan masuk ke Modul Gaji > Impor, dan pastikan pada baris Bulan diisi
dengan bulan yang sama dengan bulan pada file excel. Penyebab lain bisa dikarenakan hak akses Pengguna yang
terbatas, misalnya pengguna hanya bisa mengakses data karyawan A, B, dan C,
ketika ingin mengimpor data karyawan D maka akan muncul pesan kesalahan
seperti diataws karena ia tidak memiliki hak akses untuk karyawan D. Maka
perlu dilakukan pengaturan karyawan yang bisa diakses oleh Superuser dengan
masuk ke Sistem > Pengguna, dan edit di nama login yang bersangkutan. 18. Pada saat
melakukan Impor Komponen Gaji tidak tetap muncul pesan kesalahan seperti ini,
tetapi data karyawan lain tetap terimpor. Sebelum melakukan proses ini pastikan sudah melakukan Proses
Awal Bulan, karena apabila belum dilakukan data tidak bisa masuk. Hal ini terjadi karena karyawan yang bersangkutan
sudah berhenti bekerja tetapi diimpor datanya, sehingga tidak dapat masuk
datanya. Contohnya ‘Ida Ayu Pusparini’ sudah berhenti bekerja tanggal 5 Mei
2013, maka otomatis tidak ada data gaji pada bulan Juni. Solusinya apabila
karyawan tersebut masih menerima gaji di bulan Juni adalah dengan memundurkan
tanggal berhenti kerja menjadi tanggal di bulan Juni, lalu kembali lakukan
proses impor dari Modul Gaji > Impor, dan pilih tanggal bulan Juni. Tetapi
apabila karyawan sudah tidak menerima gaji pada bulan Juni, hapus data dari
file excel yang akan diimpor kemudian lakukan impor lagi. Penyebab lainnya bisa dikarenakan tanggal masuk
karyawan yang salah, pastikan tanggal masuk karyawan sudah benar, dan import
data kembali. 19. Saat melakukan
Impor Komponen Gaji Tidak Tetap muncul pesan kesalahan seperti ini, bagaimana
solusinya? Pesan kesalahan Field ‘F17’ yang mengacu pada kolom ke
17 (kolom Q) pada file excel yang diimport. Kalau kolom ini kosong, lakukan
delete pada kolom Q. Setelah itu lakukan Import kembali dengan masuk ke Modul
Gaji > Impor , dan browse file excel yang sudah
diperbaiki. 20. Pada saat
melakukan Proses Data Gaji muncul pesan kesalahan seperti ini, bagaimana solusinya? Kesalahan ini jarang terjadi dan diakibatkan oleh
masalah data (bug program). Untuk mengatasinya dapat menghubungi pihak Omega.
Selain itu salah satu penyebab kesalahan ini terjadi karena kesalahan
Regional Setting, masuk ke control panel, Region and language, dan pilih
English (United States). Setelah itu kembali lakukan Proses Data Gaji. 21. Ekspor data perincian gaji bulanan Hal ini terjadi karena lokasi file
yang dijadikan tempat eksport salah. Pastikan file yang dituju sudah benar
dan kembali lakukan eksport. 22. Pada saat melakukan Proses Data Gaji muncul pesan
kesalahan seperti ini bagaimana solusinya? Hal ini terjadi karena status kerja karyawan di bulan
berikutnya masuk, padahal karyawan sudah berhenti kerja, solusinya dengan
cara memasukan karyawan tersebut pada menu Pegawai Berhenti Kerja. Dengan
masuk Modul Pegawai > ‘Pegawai Berhenti Kerja’, pilih Entry Pegawai
Berhenti Kerja, isi data karyawan itu, Kode Pegawai, Nama Pegawai, Bulan Gaji Terakhir, dan Alasan
keluar,setelah data data terisi kemudian click proses. Kembali ke Modul Gaji
dan lakukan Proses Data Gaji kembali. 23. Pada saat
melakukan Proses Data Gaji muncul pesan kesalahan seperti ini, bagaimana
solusinya? Hal ini terjadi karena belum melakukan Setup gaji
untuk pegawai yang bersangkutan. Solusinya, masuk ke modul Pegawai > Data
Pegawai, kemudian double click pegawai yang belum di Set up gajinya, setelah
itu pilih Setup Gaji, setup gaji untuk bulan Yng ingin diproses, contohnya
untuk bukan Maret, pada kolom bulan diisi 201303 dan nominal untuk Gajinya,
bisa Gaji Pokok Bulanan atau Gaji Pokok Harian. Setelah selesai, kembali ke
Modul Gaji > Proses Data Gaji dan lakukan Proses Data Gaji untuk bulan
yang ingin diproses. 24. Pada saat Lihat / koreksi Gaji, saya ingin menghapus
salah satu tunjangan dan potongan, sudah dihapus, dan di proses, tetapi tetap
muncul lagi, bagaimana cara menghapusnya? Untuk menghapusnya, masuk ke Setup Gaji pegawai yang
ingin dihapus komponen gajinya, lalu hapus pada komponen gaji atau potongan
yang ingin dihapus, setelah itu lakukan Proses Data Gaji lagi. Contohnya
ingin untuk menghapus Uang Makan Lembur hapus di layar ini, kalau dilakukan
pada menu Lihat / Koreksi data Gaji maka setelah di proses komponen Uang
Makan Lembur akan muncul kembali. Layar
Setup Gaji Layar Lihat/Koreksi Data Gaji Pada kolom No Referensi terdapat beberapa kode
keterangan diantaranya: ** Auto Excell **
berarti komponen gaji berasal dari import data dari file excel. ** Auto ** berarti komponen gaji yang bersifat tetap
setiap bulannya, untuk mengaturnya masuk ke menu Setup Gaji dan pilih
bulannya. Apabila dihapus di bagian Lihat / Koreksi Data Pegawai dan di
proses kembali, komponen gaji tetap akan muncul, untuk menghilangkannyua
harus masuk ke Setup Gaji dan hapus data nya. ** Auto ** Medical
berarti komponen gaji berasal dari modul Kesehatan Kalau kosong
berarti data diinput secara manual. ** Auto THR **
berarti komponen THR/Bonus berasal dari Modul THR/Bonus. 25. Bagaimana cara Transfer Gaji via Bank? Untuk melakukan transfer Gaji via Bank dapat dilakukan
dengan cara masuk ke menu Gaji > Transfer Gaji via Bank. Kemudian isi form
dimulai dari No Transfer hingga U.P. Setelah selesai tekan Proses, dan aka
muncul Detail Data Gaji Yang Akan Ditransfer. Bisa juga dilakukan koreksi
pada kolom Tunjangan, Penambah atau pengurangan, yang mana Total Ditransfer
akan berubah secara otomatis mengikuti koreksi yang dilakukan. |
|
Setelah selesai
tekan Cetak Laporan / Buat File Transfer Gaji, akan
muncul Layar Laporan Transfer Gaji dimana kita bisa memilih jenis laporan yang
diinginkan, ada yang standart dan yang mengikuti format dari bank seperti BCA,
BII, dll.
Misalkan kita
memilih Jenis Laporan BCA maka akan muncul tampilan
seperti berikut, dan kita memilih lokasi file .txt yang akan dibuat. Setelah
itu tekan cetak laporan / Buat File Transfer Gaji
26. Bagaimana cara menghitung THR?
Perhitungan THR
tergantung Pada Masa Kerja Pegawai dan Metode Perhitungan yang digunakan,
terdapat dua meotde yaitu Berdasarkan Hari atau Berdasarkan Bulan.
Karyawan yang mendapat THR adalah karyawan
yang Masa Kerjanya lebih besar sama dengan 90 hari,
dimana perhitungan Masa Kerja = Tanggal Perhitungan THR – Tanggal Masuk Pegawai
Berdasarkan Hari:
-Poin
= Masa Kerja / 365, dibulatkan sampai dengan 4 angka dibelakang koma.
Berdasarkan Bulan:
-Poin
= Masa Kerja / 30, dibulatkan kebawah (desimalnya dihilangkan)
, lalu dibagi 12
Contoh:
Masa
Kerja: 90 hari à (090/30) / 12 =
3.00/12
Masa
Kerja: 100 hari à (100/30) / 12 =
3.33/12 = 3/12
Masa
Kerja: 185 hari à (190/30) / 12 =
6.33/12 = 6/12
Besaran
gaji yang digunakan dalam perhitungan THR bila tidak ditentukan pada tabel
formula maka akan mengambil MonthlyBasicSalary yang
ada pada Setup Gaji. Besarnya gaji THR
bisa disetup berdasarkan komponen gaji : Basic Salary
dan Tunjangan Tetap lainnya, melalui Tabel Formula dengan Kata Kunci : THR.
Jika Basic Salary - nya disetup secara harian, maka Besar Gaji
THR = Basic Salary Harian dikali
TotalWorkingDays
Jika di tabel Sistem nilainya = 0 /tidak ada
recordnya, maka mTotalWorking Days disetup = 26
Untuk melakukan pengaturan THR dapat
dilakukan dengan masuk ke modul Gaji > Bonus/THR > Setup Poin
Setup Poin, bagian
ini adalah tempat pengaturan besarnya Poin THR terhadap Gaji Pokok. Dari
(tahun) S/d (tahun) menunjukan lamanya waktu karyawan bekerja. Poin 1 untuk 1x Gaji Pokok, Poin 2 untuk 2x Gaji Pokok, Besarnya
poin disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
Setelah itu harus melakukan pengaturan
diantara lain:
-
Tanggal
dan bulan gaji THR akan diberikan.
-
Dasar
Perhitungan, bisa berdasarkan Bulan atau Hari.
-
Agama,
bisa dipilih Muslim, Non Muslim atau Keduanya, jadi apabila dipilih Muslim,
maka THR yang akan di proses hanya untuk yang Muslim saja, kalau Keduanya, maka
semua karyawan akan mendapat THR.
Setelah melakukan pengaturan, kemudian tekan
button Proses di bagian kiri bawah, akan muncul Daftar
THR Pegawai, dimana kita juga bisa melakukan koreksi THR pada kolom Penyesuaian
THR, bisa menambah ataupun mengurangi.
Tekan button Transfer ke Data Gaji Bulanan, akan muncul pesan kalau data sudah di transfer.
Lakukan Proses Data Gaji, dan THR sudah
masuk ke dalam perhitungan gaji karyawan yang THR nya ditransfer.
27. Ada karyawan yang masuk di tengah bulan, sehingga
gajinya dihitung proporsional sesuai jumlah hari kerja, bagaimana caranya agar
proporsional?
Untuk seperti itu
bisa dilakukan dengan masuk ke menu Gaji > Koreksi Gaji Pegawai Baru. Kemudian double
click kode pegawai yang ingin dihitung gajinya, kemudian pilih Dasar perhitungan
Gaji, bisa berdasarkan Hari Kerja atau Hari Kalender, setelah itu kita juga
bisa mengubah jumlah actual hari kalendernya, tetapi apabila kita memasukan
sendiri jumlah harinya, ketika melakukan Proses Hitung Koreksi Gaji / Tunjangan
Tetap, kita pilih No pada pertanyaan Hitung Ulahng Jumlah Hari.
Setelah itu lakukan proses
data gaji, lalu apabila dilihat pada menu Lihat / Koreksi Data Gaji, maka data
gaji / tunjangan tetap terhitung proporsional, dengan No.Referensi Auto New
Employee.
28.
Ada karyawan yang
berhenti kerja dan mendapat pesangon, bagaimana cara
memasukan ke dalam sistem?
Apabila
karyawan berhenti kerja dan mendapat pesangon, sebaiknya dibuat terpisah dari
sistem payroll, tetapi apabil ingin dimasukan, dapat dimasukan ke komponen gaji
tidak kena pajak, dan jumlah pesangon yang dimasukan adalah pesangon yang sudah
dikurangi pajak.